合理的设置企业行政管理岗位对于企业行政效能的提高具有重要的意义，岗位设置不是一成不变的固定模版，而是要遵循动态发展和灵活性的原则，根据企业的实际情况和发展过程进行合理的设置和修正，从而保证企业行政管理组织对各种变化的高度适应性，提升企业行政效能，为绩效的提高和企业的发展提供有力的支持。
（一）根据企业实际需要合理配备企业行政管理人员
合理设置企业行政管理岗位的首要要素就是要对企业行政管理的人员进行确定。
在行政人员数量方面，根据企业管理制度的一般规定，企业组织中行政人员数量一般占该企业组织总人数的10%左右，也就是说，如果企业有400个人，那么合理的企业行政人员管理组织人员应该在40人左右。这40个行政管理人员要合理的分配到人事部、财政部、采购部、秘书处和信息档案管理处等部门，如人事部要有2人负责，财政处要2名会计和2名出纳，信息档案管理处1人等，这样的人员数量和分配比例能够更好的发挥企业行政管理的效能，使企业行政管理组织更好地服务于企业其他部门的发展。
在行政人员素质方面，首先要求行政人员在思想上要具有良好的工作精神和服务理念，这样才能够符合企业行政工作的高重复性和烦琐性的要求，安心的做好本身的行政工作。其次，行政管理人员要具有较为丰富的相关工作经验，尤其是人事部、财政部等部门，除了要求人员的专业知识能力以外，还要具有较为丰富的相关经验，从而更好的开展相关工作。最后，行政管理人员还要具有较好的适应能力和灵活的应变能力，企业在发展过程中，部门的设定、生产重点的变化以及销售范围的改变等等都会对企业行政管理部门产生影响，相应的行政管理工作也会发生一些突变，在这种情况下，具有良好的适应能力和应变能力的行政而能源能够更好的控制和完成行政管理工作。
（二）合理科学设置行政管理岗位
岗位的数量和人员的数量不是一个概念，岗位的设置之后，每个岗位的人员数量需要根据企业的实际情况进行确定，但是岗位的设定一定要做到全面合理，并且有利于企业资源的优化整合。首先要明确的一点就是要认识到岗位的人员饱和度，根据工作任务的饱和度对每个岗位的员工数量进行合理的安排，让企业行政管理中的各个岗位都达到饱和，这样不仅能够保证企业资源的有效配置，而且能够杜绝人浮于事的现象。其次要根据工作环境的变化合理的调整设置行政管理岗位，岗位的设置不仅要受到工作量的制约，而且工作条件和环境的变化也会对其产生影响，如随着计算机的广泛使用，相关文员类的人员配备就应当相应的减少。最后，每个企业行政管理职能是不同的，但是一般来说，行政管理职能大都包含制度制定、资产控制、后勤服务、基本建设以及文档会议管理等方面，在对行政管理岗位进行设置时，要了解各个岗位的行政管理智能，根据职能对岗位进行有效设置。
（三）适当借助信息技术辅助行政管理
以寄件管理为例，企业传统的寄件流程大多繁冗复杂，行政需要耗费过多的时间和精力在寄件管理上，员工抱怨流程太多、因公寄件麻烦，而领导则不满寄件成本消耗和费用分析，一件看起来不大的事情，想管理好其实并不简单。
如果能合理利用第三方软件，未尝不是一个好选择。比如说一家企业使用快递猫企业版进行寄件管理，员工手机寄件发起审批➪上级通过➪员工打印贴单交由行政➪行政统一等待快递员揽件➪管理员后台查看数据，你会发现，整套流程下来其实特别便捷，摆脱了传统寄件的枷锁，审批杜绝员工私件公寄；一站式数据存储，方便行政财务查看数据、对账以及分部门成本核算；实现寄件管理线上化、数据化、智能化。
