企业行政管理普遍存在一种现象,即行政管理人员对自己所在企业的业务不了解、不熟悉,管理时常脱离各部门实际的规定无法推行或根本不宜推行,引起其它部门的反感和排斥。各业务部门心理上总觉得行政人员碍手碍脚、甚至是手脚太长,除非有什么必须要行政部门帮助解决的事,否则宁愿与行政部门老死不相往来。行政人员也往往或是很知趣地尽量不去打搅其它部门,或是对其它部门有一种抵触情绪。这样就陷入了恶性循环:行政部门对其他部门的工作接触越少,就越不了解,管理就越脱离实际;反过来,行政管理越脱离实际,就越遭受各部门的排斥,从而也就越不了解各部门情况。为了改变这种行政管理与各部门业务“两张皮”的现象、行政部门除了要转变观念、转变作风外,还要强化行政管理部门的企业管理职能。
将企业管理职能注入行政管理部门、增强其企业管理职能后,行政部门深入各部门工作,就成了自然而然、顺理成章的事情;行政管理部门为了所制订的管理制度符合实际并切实可行,为了考察各部门执行制度的情况,为了使管理能够切实有益于各部门的业务、就必须要深入、跟踪各部门业务的进展,并且与各部门保持良好的合作关系。
反过来说,行政部门在通过增强企业管理职能而深入了解各部门工作之后、也就能把行政工作做得更好。比如说,由于深入了各部门的业务,对于各部门人员的工作表现和工作能力就会了解得更多、更深入、这对搞好人员考核和任用显然有很大助益;再如、行政管理人员在深入业务中可以从企业管理的角度为各部门出谋划策、做好上下沟通和跨部门协调等等、就能解决各部门自身难以解决的一些问题,甚至起到公司高层领导都难以起到的作用;等等。这一切,显然都有利于搞好行政部门自身与各部门的协调,改善双方的关系,改善行政部门的形象。
企业的行政管理想要摆脱传统制度的弊端,跟上时代发展的步伐,一定程度上需要借助先进信息技术的助力。以寄件管理为例,企业传统的寄件流程大多繁冗复杂,行政需要耗费过多的时间和精力在寄件管理上,员工抱怨流程太多、因公寄件麻烦,而领导则不满寄件成本消耗和费用分析,一件看起来不大的事情,想管理好其实并不简单。
如果能合理利用第三方软件,未尝不是一个好选择。一家企业使用快递猫企业版进行寄件管理,员工手机寄件发起审批➪上级通过➪员工打印贴单交由行政➪行政统一等待快递员揽件➪管理员后台查看数据,你会发现,整套流程下来其实特别便捷,摆脱了传统寄件的枷锁,审批杜绝员工私件公寄;一站式数据存储,方便行政财务查看数据、对账以及分部门成本核算;实现寄件管理线上化、数据化、智能化。可见借助一些高效的第三方软件,是能对行政管理工作起到一定助力的。