如何深入摸透企业的行政管理流程,逐步完善流程中的信息化?

2022-03-28 16:41:05
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流程是实现公司行政管理工作信息化建设的前提和基础。行政管理工作的信息化建设必须是在一个流程上所进行的,流程是行政管理工作信息化建设的重点,一个公司只有把行政管理的流程做好了,整个企业在开展行政管理时才能更加规范、科学、合理。众所周知,信息系统最擅长的是将重复劳动变得简单化,但信息系统也不是万能的,它是在人为设计的功能逻辑中完成指定的指令和操作,这种功能逻辑将包含行政管理工作的各个环节和先后流程,功能逻辑的设计是信息化系统建设成功与否的重要环节,它需要业务管理部门根据多年工作积累的经验,对整个业务管理的流程进行规范和设定,为保证信息化工作的顺利进行,业务流程的整理和规范往往需要高层管理人员的充分介入,对需要或正在进行质量管理体系认定的单位,可以以此为契机,将业务梳理与流程规范结合起来,也将会达到相辅相成、省时省力的效果。在进行这项流程工作之前,首先公司要对行政管理工作的内容进行梳理,确定行政管理工作有哪些方面的内容,根据行政管理的不同内容设定大方向的流程。在内容的大方向确定之后,就需要对这些工作内容进行筛选,这种筛选是需要依据行政管理工作的特点,选择日常性强和重复性高的工作进行流程的建立。

以寄件管理为例,企业传统的寄件流程大多繁冗复杂,行政需要耗费过多的时间和精力在寄件管理上,员工抱怨流程太多、因公寄件麻烦,而领导则不满寄件成本消耗和费用分析,一件看起来不大的事情,想管理好其实并不简单。

如果能合理利用第三方软件,未尝不是一个好选择。比如说一家企业使用快递猫企业版进行寄件管理,员工手机寄件发起审批➪上级通过➪员工打印贴单交由行政➪行政统一等待快递员揽件➪管理员后台查看数据,你会发现,整套流程下来其实特别便捷,摆脱了传统寄件的枷锁,审批杜绝员工私件公寄;一站式数据存储,方便行政财务查看数据、对账以及分部门成本核算;实现寄件管理线上化、数据化、智能化。

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