管理改进中流行一个概念叫“先固化再优化”，它期望的结果是先把工作活动明确的写出来，让大家对工作活动有哪些要求一目了然。
我们都知道在企业管理中，因为外界环节的不可控制的变化，必然要求企业内部的管理要跟上时代的步伐。那么，管理要求不断调整是必然的。这种状态也给了不少人找到了一个不去把工作活动固化下来的一个理由：反正要变，所以没必要固化（好的做法要变成文件叫固化）。
那么固化到底有什么好处呢？我们也模拟一个情况感受一下：
小王周一清洁A设备，不知道什么原因，A设备整天不能使用了，后请急修后才恢复正常；
小张周四清洁A设备，也不知道什么原因，A设备整天也不能使用了，也是急修后才算完事；
小方周六清洁A设备，还是说不清什么原因，A设备也整天不能使用了，仍然靠急修了事。
到底是什么原因呢？这个问题可把车间主任急坏了。因为如果找不出原因，后面设备还可能被损坏，这样先不说设备维修成本会上升，就是停工费也受不了啊。但是在调查一通之后，车间主任更是一脸无奈，因为三人使用的清洁方法一人一个样，根本无规律可循。既然无规律，那么任何原因都可能存在。这样的调查结果让车间主任只能放弃寻找原因的念头，狠狠地教育他们一顿，让他们一定要加强爱护设备的意识。
同样这件事，我们来这样假设一下：
车间为清洗A设备制定了一个作业指导书，要求在工作前，先点2滴润滑油，然后用SO307材料进行设备擦拭，要顺向擦5分钟，然后把工作过程记录在《工作操作记录表》上。这样，车间主任在看到设备损坏后先核查了每个人的《工作操作记录表》，他看到小王在清洁设备前，没有进行润滑油的滴入，而小张的失误在错误使用了SO307材料擦拭设备；而小周造成的设备损坏是因为他偷懒只擦了2分钟。为此，借助固化的流程，车间主任很好的发现了设备损坏的原因，所以，他可以针对性的要求员工实施改进。
所以，把工作过程固定下来，目的是让大家的工作方法被稳定，稳定能为查询错误和寻找改进的空间提供一个梳理的平台。否则，每个人“百花齐放”的从事同一个工作，不仅出来的结果会“百花齐放”，连查找问题的真正根源也几乎不可能。
再比如，企业传统的寄件流程大多繁冗复杂，行政需要耗费过多的时间和精力在寄件管理上，员工抱怨流程太多、因公寄件麻烦，而领导则不满寄件成本消耗和费用分析，一件看起来不大的事情，想管理好其实并不简单。
如果能合理利用第三方软件，未尝不是一个好选择。一家企业使用快递猫企业版进行寄件管理，员工手机寄件发起审批➪上级通过➪员工打印贴单交由行政➪行政统一等待快递员揽件➪管理员后台查看数据，你会发现，整套流程下来其实特别便捷，摆脱了传统寄件的枷锁，审批杜绝员工私件公寄；一站式数据存储，方便行政财务查看数据、对账以及分部门成本核算；实现寄件管理线上化、数据化、智能化。可见固有化流程，对管理是能起到实质性的助力作用的。
综上所述，固化之后的流程才可能实现持续改进（也就是优化的过程）。既然在固化后面还跟着一个优化，就让我们清晰的了解到，文件的标准化是一个循序渐进的过程，而不是一旦被制定，永远不能变的东西。把“标准化”简单的理解为“固定化”，就等于把管理推进了教条的死胡同。
