在目标确定的情况下，行政效率就由领导者的行政管理方式和行政人员的执行力素质两个因素直接决定。根据领导者行政管理方式与行政人员执行力素质的不同组合，构成以下影响行政效率的四种模式：低素质行政人员与传统行政管理方式的结合，效率高；低素质行政人员与现代行政管理方式的结合，效率低；高素质行政人员与传统行政管理方式的结合，效率低；高素质行政人员与现代行政管理方式的结合，效率高。而行政效率的搞低，受到以下几种因素的影响。
（一）领导者对行政人员的影响硬影响。即领导者通过行政命令、指示、制定考核措施等让行政人员按要求完成任务目标。如果行政人员按领导者要求去做并完成任务，就会得到奖励，反之就会受到惩罚。硬影响表现出一种强制性，是一种“推”的力量。软影响。即领导者用自身的行为、企业文化、约定俗成等影响行政人员，使行政人员形成一种内在驱动力，引导行政人员自觉地去实现任务目标。这是一种“拉”的力量。传统行政管理方式往往更多的注重硬影响，现代行政管理方式则是在一定硬影响的条件下强调软影响。
（二）行政人员对领导者的制约行政人员的理解能力。领导者的真实意思是否能被行政人员正确理解，将会影响任务执行的效果。行政人员的自身工作能力。在理解正确的情况下，行政人员的自身工作能力就成了一个重要因素。行政人员的工作态度。能力相同的行政人员，做事的结果如何，关键在于行政人员对工作的态度。行政人员的理解能力准确到位、自身工作能力强、工作态度好，就表明行政人员执行力素质高；反之则素质低。
（三）行政管理效率高低的机理分析。行政人员是领导者命令的执行人，因而“领导者对行政人员的影响”作用发挥是由“行政人员对领导者的制约”作用决定的。行政效率高低取决于领导者的行政管理方式得到行政人员认同的程度高低。取得认同的前提是领导者的行政管理方式是否适合行政人员执行力素质要求。
（四）先进技术对行政效率的影响
以寄件管理为例，企业传统的寄件流程大多繁冗复杂，行政需要耗费过多的时间和精力在寄件管理上，员工抱怨流程太多、因公寄件麻烦，而领导则不满寄件成本消耗和费用分析，一件看起来不大的事情，想管理好其实并不简单。
如果能合理利用第三方软件，未尝不是一个好选择。一家企业使用快递猫企业版进行寄件管理，员工手机寄件发起审批➪上级通过➪员工打印贴单交由行政➪行政统一等待快递员揽件➪管理员后台查看数据，你会发现，整套流程下来其实特别便捷，摆脱了传统寄件的枷锁，审批杜绝员工私件公寄；一站式数据存储，方便行政财务查看数据、对账以及分部门成本核算；实现寄件管理线上化、数据化、智能化。
