首先是“利益意识”。
效益是民营企业的生命，“效益意识”应该是行政管理的生命。行政规划、行政组织、行政控制、行政协调和行政监督是行政行为的应有内涵，是追求利益的关键环节。具体到实际工作中，要对行政支出的各种费用进行科学分析，把效益意识渗透到行政规划、组织、协调、监督的各个环节。比如一般民营企业的行政采购费用由行政部门发起，经领导批准后实施。中间优化分析和监管环节容易缺失，容易成为企业内部腐败的源头。但如果从效益意识出发，很大一部分行政采购可以利用公共平台进行，可以达到降低采购成本、透明采购、减少库存的效果，对提高行政采购效率有很大帮助。
第二，“系统意识”。
虽然民营企业的管理者需要考虑管理者的个人意愿，调整行政工作的重点和目标，但仍然需要考虑“家长制”和“一刀切”的问题，建立行政管理的长效监督制约机制。没有制度意识，仅仅依靠人治意识，完全按照领导的眼光行事，只会损害企业员工的积极性，大大降低企业管理的效率和活力，从而影响企业的正常、健康、有序发展。只有制度建设才能进行持久的根本性变革，成为企业核心竞争力和企业文化的重要基石。因此，行政管理应加强制度管理对企业规范管理的重要性，树立“积极”意识，而不是深化和加强“官僚意志”、繁文缛节和文坛。
以寄件管理为例，企业传统的寄件流程大多繁冗复杂，行政需要耗费过多的时间和精力在寄件管理上，员工抱怨流程太多、因公寄件麻烦，而领导则不满寄件成本消耗和费用分析，一件看起来不大的事情，想管理好其实并不简单，这时候就要求行政管理层有“系统意识”。
如果能合理利用第三方软件，对寄件管理进行创新变革，就能解决这些难题。比如说一家企业使用快递猫企业版进行寄件管理，员工手机寄件发起审批➪上级通过➪员工打印贴单交由行政➪行政统一等待快递员揽件➪管理员后台查看数据，你会发现，整套流程下来其实特别便捷，摆脱了传统寄件的枷锁，审批杜绝员工私件公寄；一站式数据存储，方便行政财务查看数据、对账以及分部门成本核算；实现寄件管理线上化、数据化、智能化。可见借助一些高效的第三方软件，是能对行政管理工作起到一定助力的。
第三是“全球意识”。
民营企业行政部门作为窗口部门，有更多的机会直接面对客户、领导和全体员工；同时，作为一个综合性的行政部门，还经常承担党支部和工会的工作。因此，部门负责人应考虑企业管理的全局，确保行政机构的所有管理环节敏感运行，从而降低整个企业的行政协调和沟通成本，为更高层次的业务服务。比如行政部门接触企业负责人的机会更多，对管理团队的经营理念和目标决策有更好的了解。因此，行政管理部门应在深刻了解企业整体情况的基础上，直接面对其他部门，安排更加密集合理的会议、接待、沟通协调工作，对内外部宣传和企业文化建设提出更加准确的建议，从而体现行政管理的深层次价值。
第四是“人才意识”。
民营企业的行政管理人员，甚至民营企业的负责人，很容易认为行政管理重在事务执行和沟通协调，不需要专业的管理人才。所以很多企业在招聘行政人员时，人员素质与岗位的匹配注重的是实践经验，而不是管理能力和综合素质。在实际管理中，也不重视部门内部的兼职培训和沟通，使得会议工作人员无法承担部分综合秘书的职责。综合秘书人员无法有效承担和充分理解物流管理的本质，导致行政人员轮换程度低，使行政部门成为最大的部门，给企业带来更多的人事成本。因此，管理者应树立“精简、全面”的人才意识，创造内部员工充分流动、变得全面的机会，在外部招聘中注重人员的综合素质，在行政事务中渗透科学的管理意识，自觉将自己的部门建设成为企业各方面（如营销、企业宣传等）输送和培养人才的部门。），也为突破瓶颈、晋升职位提供了更多的空间和可能性。
