杜鲁克指出，要想成为高效能的行政人员，必须具备五种能力：
1、时间管理的能力：
不少行政人员常埋怨时间不足，不能在特定的时间里完成工作。其实，他们并没有在工作开始前好好地计划，不懂利用公司内部与外部资源；有些，甚至把工作由开始至结束每一步骤都一手包办；有些在临死前才知道某些元素缺漏了。有些则十分简单，生活的惰性使他们没有时间观念；这些都是作为行政人员的大忌。
2、选择自己可以做出的贡献：
任何行政人员均应了解请吃自己的强项和弱点。一个喜欢在前线工作，与人沟通的人，绝不会喜欢作为后援的人员，相反亦然。一个欠缺美术创意的人，也想不出再怎样的宣传方案，可以有效达到目标。记住，没有人是样样皆能的。
3、知道怎样组织并把强处流动化至最佳效果：
这牵涉有效的资源运用，明白工作者的优势，生产资源的局限，才能达到最高的成本效益。
4、建立工作先后顺序：
明显地，不少行政人员会选择“易做的先做”或“难做的先做”。却忽视了“应做的先做”这个原则。企业的效率和盈利能力，有时就是因为先后次序未能正确分配而导致大大被削弱。
5、综合以上个人能力，做出有效的决策。
随着时代的发展，现在的行政人员，还应该具备善用先进的信息技术的能力，以此来提高行政管理效率。
以寄件管理为例，企业传统的寄件流程大多繁冗复杂，行政需要耗费过多的时间和精力在寄件管理上，员工抱怨流程太多、因公寄件麻烦，而领导则不满寄件成本消耗和费用分析，一件看起来不大的事情，想管理好其实并不简单。
如果能借一借信息技术这波东风，合理利用第三方软件，未尝不能解决这一难点。一家企业使用快递猫企业版进行寄件管理，员工手机寄件发起审批➪上级通过➪员工打印贴单交由行政➪行政统一等待快递员揽件➪管理员后台查看数据，你会发现，整套流程下来其实特别便捷，摆脱了传统寄件的枷锁，审批杜绝员工私件公寄；一站式数据存储，方便行政财务查看数据、对账以及分部门成本核算；实现寄件管理线上化、数据化、智能化。可见借助一些高效的第三方软件，是能对行政管理工作起到一定助力的。
