在企业行政协调过程中,由于运用的方式、针对的对象以及权力大小的不同,行政协调的方法也各不相同。就当前企业行政管理而言,常用的协调方法有以下几种:
1、会议协商法
会议协商法是指通过召开各种形式的会议来组织力量、布置工作,协调各级部门、各级人员之间的关系,以达成共识、解决矛盾。会议协商有两种形式:座谈工作的会议和解决问题的会议。
2、总体平衡法
在规模庞大、功能复杂的现代企业中,企业行政协调的关键在于总体平衡。这种企业组织层级复杂,专业分工细微,业务跨度大,惟有通过总体平衡的协调方法,才能使企业与社会之间以及企业自身各部门之间维持一种稳定合理的关系,从而促使企业健康、持续、和谐地发展。总体平衡的协调方法需要处理好企业外部环境与内部有效管理的平衡,企业管理幅度与管理层级的平衡,企业的部门改革与整体发展的平衡,企业各部门职权、责任与利益的平衡以及企业的管理部门与生产部门的平衡等。
企业的总体平衡是一种不断调整的动态平衡。它要求行政协调者具有全局观念和清晰的思维能力,能够在纷繁复杂的社会条件下,排除障碍性因素,理顺企业与外部环境之间以及企业内各部门之间的关系,以加强企业多部门、多方向的协作,使企业在动态的平衡中实现预定目标。
3、信息沟通法
它是指通过交流信息、传递资料、传阅通报和文件、发布公告、张贴布告等形式,促使企业有关各方及全体成员了解事实真相,互相信任,最终精诚合作的协调方法。在瞬息万变的信息社会,依靠信息进行组织管理己成为现代企业的一个重要特征。如果企业内部信息渠道不畅,会造成企业各个成员缺乏必要的沟通,各个部门也无法把握工作目标的进展情况,从而使整个企业陷入信息失灵、管理失控和效率低下的局面。
现在的许多企业己经开始建立形式多样的信息系统,运用信息交流的方法来开展企业行政协调工作。企业行政管理的实践证明,通过信息沟通不但可以使企业内部分工合理、协调一致,而且也是使整个企业统一意志、统一指挥、统一行动,提高效率,实现企业行政管理效能的重要保证。
4、分工负责法
分工负责是指按照责任大小合理分工,明确规定企业各职能部门或者各个成员的职责范围,将其职权和责任密切相连、有机统一,使它们各尽其职、各负其责,从而防止推诱扯皮现象的发生。这种协调方法的目的在于避免产生无人管理的问题,做到出现矛盾和冲突时,有明确的规章制度可以遵循,并能够以此为根据迅速加以解决。
在企业行政协调中,针对各部门之间出现的矛盾,必须实事求是地进行调查,使有关各方明确分工和责任,做好自己份内的工作,以保证企业总体目标的实现。
5、统一思想法
企业各个部门的组成人员由于受诸多因素的影响,对企业经营管理目标的理解不可能是整齐划一的。这种思想上的分歧和认识上的差异将不可避免地反映到各自的管理工作中去,导致成员之间在行动上相互脱节,危害企业的整体利益。为了保证企业总体目标的实现,需要通过开展深入细致的思想教育工作,用说明、引导等多种方法来统一认识,达到既充分发扬民主又统一思想的目的。
在我国,企业既要担负宏观管理体制的转轨,又要面临内部机制的变革。特别是现代企业制度的建立,新旧体制的冲突,不断反映到职工头脑中,就会产生各种各样的思想问题。因此,只有扎扎实实地做好企业成员的思想工作,协调好各个部门以及各成员之间的关系,才能使上下齐心,共同努力,保证企业顺利转型。
6、文件协调法
这是通过发布各种政策性、制度性文件等形式,来规范各方行为,促其按章办事,达到统一行动的目的。文件协调的另一层涵义是,企业行政部门要严把发文关。有时候某个部门牵涉到有关几个部门的问题时,不与有关部门协商便单独发文,结果造成工作失误和其他部门的不满。因此对于应该几个部门共同下发的文件,要组织他们协商讨论,达成共识,联合拟制,制止单独下文。
7、强制协调法
强制协调适用于有直接隶属关系的协调。这种协调是必须坚决照办执行的,没有讨价还价余地,这种以领导指示或上级发文形式的协调直接反映了领导机关和领导的意志,具有权威性。采用这种协调方式,直接有效,便于处理紧急情况,是其他协调方式无效后的一种补救方式。
以企业寄件管理为例,传统的企业寄件管理流程,大多工作都是叠加在行政身上,行政负责寄件各种程序,导致工作量负荷,内部寄件流程运转不畅,公私不分、寄错等等各种问题出现,这时候就应该通过分公负责法进行协调。
一家企业使用快递猫企业版进行寄件管理,员工手机寄件发起审批➪上级通过➪员工打印贴单交由行政➪行政统一等待快递员揽件➪管理员后台查看数据,你会发现,整套流程下来其实特别便捷,每个人都有自己的分公,摆脱了传统寄件的枷锁,审批杜绝员工私件公寄;一站式数据存储,方便行政财务查看数据、对账以及分部门成本核算;实现寄件管理线上化、数据化、智能化。最终起到降本增效的作用。