通过健全企业行政组织机构,革新企业行政管理制度,以及提高行政管理人员的素质,切实做好企业行政管理工作,将其与企业实际结合在一起,在提高企业行政管理质量、效率的同时,促进企业健康、可持续发展。
(一)健全企业行政组织机构。第一,对岗位职责予以明确。由于我国部分企业在进行行政管理的时候深受政治机制的影响,建立的组织机构和政府管理模式是一样的,企业领导一定要打破传统的观念,根据自身的实际情况,结合行政工作涉及权利主体多元化的特征,对行政主体予以明确,将岗位职责予以细化,通过有效的制度,防止企业发生问题时,管理人员相互推诿责任。同时,企业也要建立起工作问责制,对在行政管理工作中滥用职权、办事拖拉的人员进行问责,给予行政处罚或是降低薪酬,对管理人员的责任心予以提升,明白到自身工作的重要作用,更好地为企业服务。第二,实行行政管理公开。企业基层员工都能参与到企业管理和监督中,实现企业管理工作的透明化、公开化。企业将员工比较敏感的事情公布出来,如:考核的结果、员工晋升、奖惩落实情况等等,让员工及时了解与自身利益相关的事物,避免由于猜疑或是听到一些不好的传闻与企业之间产生隔阂,阻碍企业健康发展。而行政事务的公开,可以通过企业的公告栏、网站进行展示,也可在微信、微博平台进行展示,方便企业员工用手机查看。若是员工对公布出来的结果存有疑惑,可直接与领导进行交流、沟通,以解决心中的疑惑,更好地投入到工作中去。
(二)革新企业行政管理制度。对企业行政管理工作来说,只有构建起相应的规章制度,才能够很好地约束和管理行政管理人员,找到合适的切入口深入到企业每一个部门的工作中,与各个部门保持良好的沟通、合作关系,充分将行政管理的作用、价值发挥出来,以此对行政管理工作的公平性、公正性予以提升,使其决策更具科学性和民主性,避免暗箱操作、形式化问题的出现,从而在企业树立起权威的形象。一方面企业要根据自身的实际情况及发展制定出切实可行的行政管理制度,将行政管理工作的内容、流程、任务以及目标予以明确,科学合理的规范、安排行政管理人员的工作岗位和工作流程,明白自身的职责,使行政管理工作的开展是合理、规范的;另一方面构建起管理监督制度,对职能分工、问责体系予以完善,对领导层和行政管理人员进行监督,避免由于个人的主观意识而出现行政管理秩序混乱的现象,从而有效对行政管理工作予以落实,并按照相应的规章制度进行执行,切实解决好行政管理部门没有权利、部门职能分化的问题,提高行政管理人员工作的主动性和积极性。
(三)提高行政管理人员素质。首先,企业要重视行政管理队伍专业化、规范化建设,在提高企业行政管理质量、效率的同时,为企业经营管理、效益提升夯实基础。其次,要提高行政管理人员的准入门槛,没有相关职业证书的一律不能进入该岗位工作。同时,通过科学严谨的招聘,以薪资福利待遇、晋升空间等优势,将具备丰富管理经验、专业能力高的人才吸引到企业,为其才华施展创造平台,为企业发展贡献出全部力量。最后,企业可以与高校进行合作,定期将企业行政管理人员送到高校进行专业的学习培训;也可邀请行政管理专家到企业开展讲座,派遣优秀管理人员到其他企业学习,相互交流,借鉴管理经验,以此提高行政管理人员的专业技能、综合素质以及业务能力。
(四)利用先进的信息技术手段。以寄件管理为例,企业传统的寄件流程大多繁冗复杂,行政需要耗费过多的时间和精力在寄件管理上,员工抱怨流程太多、因公寄件麻烦,而领导则不满寄件成本消耗和费用分析,一件看起来不大的事情,想管理好其实并不简单。
如果能合理利用第三方软件,未尝不是一个好选择。一家企业使用快递猫企业版进行寄件管理,员工手机寄件发起审批➪上级通过➪员工打印贴单交由行政➪行政统一等待快递员揽件➪管理员后台查看数据,你会发现,整套流程下来其实特别便捷,摆脱了传统寄件的枷锁,审批杜绝员工私件公寄;一站式数据存储,方便行政财务查看数据、对账以及分部门成本核算;实现寄件管理线上化、数据化、智能化。可见借助一些高效的第三方软件,是能对行政管理工作起到一定助力的。