现在很多企业都有通过ISO9001国际质量体系认证，ISO9001标准审核人事行政部门的内容主要是两方面：培训、文件控制。前者属于人力资源管理，后者属于行政管理。从ISO9001标准对人事行政部门的要求来看，虽然都是一般性或是基础性的要求，但因为从新的角度审视人力资源管理，会给我们以新的启发与思考。
一、培训管理：有计划、有考核、有评价、有记录，总的要求是不要走过场。
（一）培训分类：
1、岗前培训：新进员工的履历包括工作经验存档，新员工要有培训（会与花名册对照，主要查去年下半年以来）。程序文件上增加新员工培训方式，要符合实际。特殊人员的定期确认（新员工、关键工序）。
2、在职训练：员工集中式的提高培训，如有转正员工，建立转正的标准，最好要有考核记录，重点是技能的考核与评价。
（二）培训流程：
1、培训目的：提高员工素质。
2、培训需求：进行员工满意度调查，了解员工人数、面积、职称、生涯规划、教育训练与升迁报酬等情况。培训要提出预期、加以分析改进，制订对不合格人员的补救措施，要设立评定的统一标准，作为衡量的依据。
3、培训计划：制订年度培训计划，有记录、有考核（观后感）、有效果评价。检查包括上年审核以后的培训计划及相关记录。
4、培训审批。
5、培训实施（上课通知、记录）：培训方式并不一定是上课，也包括：研讨会、讲故事、宣传栏、现场指导等。
6、考核评估：即方针目标实施情况，主要指标是培训合格率，也可以考核培训优良率。
7、记录档案：签到表、培训教材、考核记录（包括提问的问题）、合格人员花名册、个人培训履历表。
8、保管：至少要保存到离职为止。
（三）评估方式：培训有效性评价要做，找出管理上有无缺陷。
1、问卷调查。
2、测试（考试）。
3、结业证书（适用外训）、评分后发上岗证（建立上岗证一览表，如：内审员、仓管员、检验员），特殊工种人员持证上岗：电工、电焊工、叉车工。食堂人员有健康证、有体检表。
4、心得报告（适用外训）。
5、转授：给员工上课。
6、观后感。
二、文件控制（含记录）：编写合理。
（一）分类：
1、记录或报告。
2、规范或图样（含标准）：标准从公标网上下载，要注意更新。
3、指南或计划。
（二）文件管理：
1、有编制、有审核批准（至少要有2人）。
2、建立质量记录清单。
3、建立受控文件清单（外来文件）：包括法律法规、行业标准等。国家标准、行业标准都要整理出清单。
4、要对文件进行动态管理，不断修正改进。
5、作废文件如何管理：应回收，特别是工艺文件，有回收记录。
（三）记录控制要求：表单是空白格式，表单上填写了数据、内容就成了记录。
1、保持清晰：即看得清楚。
2、不能用铅笔写。
3、不得任意涂改：修改处要由修改人员签认。
4、易于检索：记录一览表还是分部门为好，每部门一页。
5、按期限保存
（四）记录控制流程：
1、标识：识别，表单抬头（名称）。
2、收集：制订、使用部门。
3、编目：索引（表单编号、联单号码）。
4、查阅：调阅。
5、归档：按时间、部门、客户等。
6、贮存：分类、定位、标识。
7、保管：防止丢失、雨淋、虫害。
8、处理：按保管期限规定销毁。
三、如何借助信息技术，提高文件控制能力？
以寄件管理为例，企业传统的寄件流程大多繁冗复杂，行政需要耗费过多的时间和精力在寄件管理上，质地底单保存又多又复杂，使用电子面单无底单留存，需自己做Excel统计，且每月需要自己做寄件费用分析。
如果能合理利用第三方软件来做寄件管理，对文件控制大有助益。一家企业使用快递猫企业版进行寄件管理，员工手机寄件发起审批➪上级通过➪员工打印贴单交由行政➪行政统一等待快递员揽件➪后台查看数据下载报表，你会发现，整套流程下来其实特别便捷，摆脱了传统寄件的枷锁，实现寄件管理线上化、数据化、智能化，提高了行政的文件控制能力。
