我们在做好日常行政事务工作的同时,要注重新媒体的应用和方式方法的创新,同时强化监督考核,将其与日常工作紧密结合,提升企业行政管理工作的质量和效率。
(一)重视新媒体的运用。新媒体时代的到来,深刻影响了社会各个领域,通过充分运用图片、动画、视频等手段,以鲜明清晰的视觉冲击力,实现内容的艺术化、生动化,树立企业良好形象,现代企业行政事务管理也必须适应、融入新媒体时代,把新媒体作为工作不断完善和优化的有效工具,建立更加完善、更加适应的信息管理制度,实实在在享受新媒体时代带来的福利和便利,帮助企业趋利避害,稳步前进。
(二)强化工作创新,提高服务工作效率。机关行政事务管理工作琐碎繁杂,应急事务多,表面看似杂乱无章,实际是有规律可循的,只有把握住了行政事务管理工作的规律和特点,抓住各项工作的前瞻性和计划性,抓住工作机制的建立和完善,才能保证忙而不乱,忙而有序。要增强工作的前瞻性和计划性,工作中要主动了解服务对象的需求和发展趋势,事事想在前面,件件安排细致,变被动为主动。要增强工作保障和创新机制,打破条框陈规,大胆探索行政事务管理工作的新思想、新做法,在思想观念、服务方式、运行机制上不断创新,使行政事务管理工作更加科学、透明、高效,以达到提升工作效率和服务质量的目的。
以寄件管理为例,企业传统的寄件流程大多繁冗复杂,行政需要耗费过多的时间和精力在寄件管理上,员工抱怨流程太多、因公寄件麻烦,而领导则不满寄件成本消耗和费用分析,一件看起来不大的事情,想管理好其实并不简单。
如果能合理利用第三方软件,未尝不是一个好选择。一家企业使用快递猫企业版进行寄件管理,员工手机寄件发起审批➪上级通过➪员工打印贴单交由行政➪行政统一等待快递员揽件➪管理员后台查看数据,你会发现,整套流程下来其实特别便捷,摆脱了传统寄件的枷锁,审批杜绝员工私件公寄;一站式数据存储,方便行政财务查看数据、对账以及分部门成本核算;实现寄件管理线上化、数据化、智能化。可见借助一些高效的第三方软件,是能对行政管理工作起到一定助力的。
(三)增强监督和考核工作机制。传统的企业行政事务管理缺乏有效的监督和考核,从而导致效率低下,工作质量不高。新时代企业行政管理工作要有效整合企业内部资源,明确职责分工,又要充分引进竞争机制,通过市场竞争来提高工作效率和服务质量,要在服务质量监督和员工考核奖罚上做到公正、公平、透明,同时不断总结管理经验,扬长避短地开展工作。促使监督、考核机制与激励、保障机制紧密结合,形成有利于干事创业的长效机制,从而更好地发挥目标管理、绩效评价作用。