企业前台收发快递,为什么难管理?回答这个问题之前,我们要先分析一下现如今,大部分企业是如何进行收发快递的?
我们都知道,即使排除电商企业,现在大部分公司或多或少都离不开收发快递。免不了会有一些文件、合同、发票,甚至是假节日慰问品、样品等等的寄递。在这种背景之下,企业就免不了要进行收发快递管理,不然的话,流程不规范就会影响员工办公效率,浪费不必要的人力成本,企业的快递物流成本支出也会不清晰。而大部分企业能实现规范化收发快递管理吗?很可惜,并不能。
在寄快递进入电子面单时代和月结寄件模式盛行之后,企业寄件无底单留存,但是每月又要和快递公司进行对账。企业面对两种选择,一是放任不管,以快递公司的对账单为准支付每月运费,但是如果对账单有错单、漏单,或者小概率被动过手脚,都会造成一定的损失。二是自行统计寄件数据,让员工寄件的时候进行登记,每月由行政进行定时汇总统计,月末再和快递公司的对账单进行核对,但是这就要牺牲员工的寄件便捷性,且花费行政部门大量的时间和精力。可见,前者放任不管对企业快递物流成本支出不利,后者要对清楚账需要耗费不少隐形的人力成本和时间成本。而在到件方面,问题主要出现在延误取件,没有及时通知或者及时领取而影响企业业务进展,虽然是小概率事件,但不能小觑。就没有两全之法吗?其实是有的,企业大可以换个角度去解决问题,不局限“制度”,而是借助技术的手段,和制度相结合,进一步实现规范化管理。
1、到件
到件问题可以用简单的制度进行约束,行政前台或者收发室收件之后,必须及时通知收件人。收件人必须当天领取且签字确认,人不在的情况下有同部门代为领取。
2、发件
发件可以通过第三方寄件管理系统进行线上化管理,员工从一个入口可寄多家快递,无需切换快递系统;行政将对账单导入后台就能实现智能对账,一键比对,轻松挑拣差异件;企业管理员可从后台进行自定义管理功能设置,比如说自定义隐私面单设置、自定义寄件审批等等。对企业来说,相当于是一站式管理的平台。